Onboarding: bienvenido, bienvenida a tu nueva cultura

hace 7 días

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Imagínate a la persona más reciente en entrar a tu empresa. ¿Quién es la primera persona que conoce? ¿Cómo fue su proceso de entrevista? ¿Cómo fue su aceptación a la empresa? ¿Qué aprende esta persona en su primera semana de trabajo? ¿Cuánto tiempo dura el proceso de onboarding?

No te quiero abrumar con las preguntas. Vamos paso a paso a crear una gran experiencia de onboarding.

El onboarding toma tiempo

El onboarding es un periodo de adaptación de la persona a una nueva cultura, un nuevo rol, nuevos compañeros de trabajo y metas a cumplir. Yo creo que esa adaptación puede extenderse durante muchos meses. Para organizar el acompañamiento, propongo pensar en los primeros 90 días y revisar cómo va la persona en su nuevo rol.

1. Onboarding sobre la empresa

Es clave comenzar por aquí. La persona debe conocer la empresa a la que está entrando para adaptarse a su cultura. Las culturas empresariales pueden perder su rumbo cuando no se comunican constantemente a toda la empresa, en especial a quienes están entrando.

¿Qué debe aprender?

La identidad cultural de la empresa. Cualquier persona dentro de la empresa debe conocer muy bien la visión y la narrativa de tu organización. Es decir, ¿cuál es su propósito? ¿Dónde se ven a largo plazo? ¿Cuáles son sus valores? ¿Cuáles son las actitudes que esperan de las personas? ¿Cuál es la historia de la empresa? Tener esta información por escrito e incluso de manera audiovisual será muy útil para un buen onboarding, y mejor si sale directamente del CEO de la empresa.
La estrategia de la empresa. Cómo hacen negocio, cuál es su modelo y cómo se traduce la visión en las operaciones de la empresa. Aquí se trata de entender su estructura. Esta parte la puede explicar el director o directora de operaciones y/o comercial.

2. Procesos de la empresa

Los primeros meses dentro de una nueva empresa son difíciles porque estás aprendiendo sobre tu nuevo rol, un nuevo lenguaje, un nuevo sistema operativo y cómo trabajar con las personas del equipo. Por eso es muy útil tener una plataforma interna donde describas los procesos más importantes que tendrán que aprender las personas y las palabras clave para no perderse en las juntas.

Tener un lenguaje común es clave para que la persona se adapte más fácilmente a la empresa. Imagínate tener en una plataforma las respuestas a cómo solicitar un permiso o cómo solicitar materiales a un departamento.

3. Expectativas y objetivos

¿Qué hacer en la primera junta con la persona nueva que te reportará directamente? Conócela, fijen expectativas y metas claras para los próximos 30, 60 y 90 días. Esto lo puedes convertir en una lista de cosas que deberían suceder en estos tiempos.

Una lectura que me hizo pensar en la confianza dentro de los equipos fue No Rules Rules, de Reed Hastings y Erin Meyer. Mi recomendación para esa primera junta es que la persona se sienta parte del equipo y sepa que tomará un tiempo adaptarse. Que se sienta libre de hacer preguntas, de cuestionar las cosas y de aportar ideas.

4. Haz a las personas responsables de su propio proceso de onboarding

Muchas veces las personas nuevas se mantienen como sujetos pasivos en esta etapa, haciendo lo que les dicen. Con una lista de todo lo que debe pasar en su onboarding, la persona puede saber lo que vendrá e ir solicitando información que todavía no ha recibido. Además, debe saber qué juntas debe atender y cuándo. Su participación también es su responsabilidad.

5. Nombra un buddy del onboarding

Esto es un gran hack de buenas culturas. Ponerle un compañero o compañera que sea la persona a quien le pueda hacer preguntas, que le vaya presentando personas y le haga tours en la empresa, sin que sienta que está interrumpiendo su trabajo y actividades.

6. Juntas de stand-up diarias

Entre el equipo de trabajo, sobre todo en empresas remotas, puede ser muy valioso hacer juntas diarias de 15 minutos para hacer un check-in con la persona: ver cómo va, si tiene dudas y qué hará ese día. También para que vaya conociendo mejor al equipo y entienda el ritmo de trabajo, lo que hacen y cómo.

Es una práctica que algunos equipos mantienen después del onboarding. Durante las primeras semanas puede ser de gran ayuda; revisen si esa frecuencia les funciona.

7. Conoce a los líderes

Para empresas que están contratando constantemente, quizás sea difícil que las personas nuevas conozcan a los líderes en su primera semana. Por eso una práctica que recomiendo es que una vez al mes hagan una junta de “conocer a los líderes”. Así, dentro del primer mes de su onboarding, la persona conoce a quienes dirigen la empresa, se presentan, se conocen un poco y pueden hacer preguntas sobre lo que han visto.

Esto demuestra respeto y humanidad de los líderes hacia las personas que se integran a la empresa. Además, les da oportunidad a todas las personas nuevas de convivir.

Para comenzar tu proceso de onboarding, convierte estos puntos en una lista y personalízala según lo que necesite tu equipo.

Para continuar, puedes definir la visión y la identidad de tu empresa.